Kasir,
memang salah satu posisi strategis yang di perusahaan-perusahaan
non-bank kerap menjadi dilematis. Bagaimana tidak strategis, kasirlah
yang mengumpulkan sekaligus menditribusikan uang (kas) perusahaan. Menjadi
dilematis apabila di satu sisi kasir pegang fisik uang dan cek,
sementara di sisi lainnya dia juga menjalankan fungsi pencatatan kas.
Lalu, “Apakah kasir itu staffnya chief accountant atau direktur?” Tanya Mitha via telepon, dengan nada setengah kesal dan putus asa.
Mitha (nama saya samarkan), salah satu mantan staf saya yang sekarang sudah menjadi chief accountant di salah trading company, bersungut-sungut lantaran sang kasir tidak menjalankan instruksinya.
Yang bikin Mitha putus asa, direktur perusahaan yang menurut Mitha “ada hati” sama sang kasir malah membela dengan mengatakan:
Ya, direkturnya memang bule (expat,) karena kebetulan perusahaan dimana Mitha bekerja adalah perusahaan PMA.
Secara eksplisit direkturnya mengatakan kepada Mitha bahwa kasir bukan bawahannya chief accountant, tetapi bertanggungjawab langsung kepada direktur. Dan bagi Mitha itu tidak benar, tetapi dipaksakan karena “ada unsur asmara.”
“Mitha, kamu terlalu apriori, buru-buru mengkaitkan pekerjaan dengan urusan pribadi,” saya membuka obrolan ketika akhirnya kami bertemu (makan siang.) Hubungan saya (penulis) dan Mitha sudah seperti kakak-adik, mungkin karena saya cukup lama menjadi mentornya, meskipun sampai sekarang dia masih memanggil saya “Pak” atau “Babeh” dalam situasi informal.
“Nggak lah beh. Rumor direktur ada hubungan asmara dengan kasir itu sudah menjadi pergunjingan semua orang di tempat kerja saya,” Mitha menyanggah.
“Kalau mereka doyan gosip, apa kamu juga harus ikut-ikutan gosip? Level kamu, sebagai Chief Accountant, sudah bukan staf biasa, mestinya tidak ikut-ikutan seperti itu,” saya mengingatkan.
Mendapat teguran seperti itu, Mitha akhirnya menjelaskan bahwa kekesalannya bukan karena gosip hubungan asmara itu. Lebih tepatnya dia bingung lantaran:
Kasus Mitha saya angkat menjadi tulisan karena saya pikir, mudah-mudahan ini bisa menjadi bahan belajar—terutama bagi kawan-kawan mungkin saja menjadi seorang kasir atau chief accountant, atau bahkan direktur di masa-masa yang akan datang. Kita tak pernaah tahu bukan?
Pertanyaannya: Diantara Mitha dan direkturnya, siapa yang benar?
Oke. Kita tak perlu mencari siapa yang benar atau salah. Pertanyaannya kita ubah menjadi:
Ini salah satu wujud dari kerancuan pandangan mengenai perbedaan antara “Akuntansi” dan “Keuangan.” Batasnya memang sangat tipis, terlebih-lebih bagi masyarakat awam.
Bagi publik—termasuk manajemen dan pemilik perusahaan yang lebih banyak berasal dari latarbelakang dispilin ilmu non-keuangan, akuntansi dan keuangan adalah sama, bisa ditukarposisikan, dan bisa dicampuradukan.
Kerancuan pandangan publik terhadap akuntansi dan keuangan, jelas terlihat dari berbagai contoh kasus. Misalnya: Iklan lowongan yang berbunyi:
“Dicari Credit Analyst. Syarat: S1 Akuntansi”
Bayangkan, orang HRD yang nota benanya adalah orang manajemen, yang mestinya tahu persis job description masing-masing posisi/jabatan, masih bingung membedakan antara posisi akunatnsi (accounting) dengan keuangan (finance.) Untuk posisi credit analyst, yang dicari mestinya orang manajemen keuangan, bukan akuntansi.
“Orang manajemen mana ngerti analisa kredit” kata salah satu rekan HRD manager.
“Lalu, apa kamu pikir orang akuntansi tahu bahwa menyetujui kredit bagi calon debitur yang tidak punya rekening listrik, masih ngekost, tidak punya KTP dan KK, adalah berisiko tinggi? Apa kamu pikir orang akuntansi ngerti bila uang muka kredit dia atas 60% tidak profitable lagi?” saya balik bertanya.
Kalau orang manajemen yang konsentrasinya marketing, produksi atau sumber daya manusia, apalagi lulusan teknik sipil, ya iyalah tak akan bisa melakukan analisa kredit. Tapi kalau orang manajemen yang konsentrasinya keuangan (alias manajemen keuangan) ya pasti ngertilah.
Bukan salah mereka juga. Ketika ditanya “kerja di bagian apa?” misalnya, untuk alasan penyederhanaan lalu kita menjawab “bagian keuangan,” padahal posisi sesungguhnya adalah bookkeeper atau accounts payable, atau accounts receivable.
Sampai pada batas tertentu, perbedaan antara akuntansi dan keuangan mungkin bukan sesuatu yang perlu dijadikan persoalan, apalagi hambatan. Tapi pada titik tertentu, kerancuan batas antara keuangan dengan akuntansi bisa mencitakan kondisi dilematis yang bahkan mungkin lebih besar dibandigkan kasusnya Mitha.
Jika dibuat dalam kalimat singkat: akuntansi (accounting) adalah alat pengukur (measurer), sedangkan keuangan (finance) adalah alat pengelola (manajer.)
Ref: Saya sudah pernah bahas secara singkat di tulisan ini
Sehingga, akuntansi—dalam konteks ini—adalah alat pengukur efektifitas kinerja pengelolaan keuangan dan perusahaan secara keseluruhan.
KASIR, adalah staf pelaksana di bagian keuangan, BUKAN akuntansi. She isn’t supposed to do any accounting tasks. She isn’t accountant anyway, but a finance staff. Sehingga apa yang diakatakan oleh direkturnya Mitha, ada benarnya, bahwa: kasir tidak bertanggungjawa langsung kepada chief accountant. Tetapi juga tidak bertanggungjawab langsung kepada direktur.
Jika ada bagian keuangan, kasir mestinya bertanggungjawab kepada manajer keuangan. Manajer keuangan kemudian bertanggungjawab kepada Treasurer. Di ujung paling atas, treasurer bertanggung jawab kepada Chief Financial Officer (CFO) alias direktur keuangan.
Lalu, bagimana dengan tugas pencatatan (penjurnalan) kas ke dalam buku perusahaan? Apakah boleh dikerjakan oleh seorang kasir?
Idealnya tidak boleh. Kasir yang pegang uang, tidak boleh sekaligus menjalankan fungsi pencatatan (penjurnalan). Jika itu sampai terjadi, cepat atau lambat akan menjadi celah kelemahan sistim pengendalian kas yang paling rentan dibobol oleh tindak penyalahgunaan (penyelewengan).
Mestinya, sekalilagi dalam kondisi ideal, kasir hanya menjalankan fungsi pengumpulan dan pendistribusian kas semata, tak lebih dan tak kurang. Sedangkan pencatatan (input jurnal) dan pengelolaan data dilakukan oleh seorang cash accountant yang ada di bawah chief accountant seperti Mitha. Jika tidak ada ‘cash accountant’ maka pencatatan dilakukan oleh masing-masing accountant (jika A/R dilakukan oleh A/R accountant, atau jika A/P dilakukan oleh A/P accountant).
Untuk lebih konkretnya, saya buatkan contoh kasus:
Prosedur serupa, juga bisa dilakukan untuk kas masuk. Hanya saja yang terlibat disini adalah A/R accountant.
Jika tidak ada cash accountant, sedikit permasalahan akan timbul saat menjelang penutupan buku, yaitu: pekerjaan rekonsiliasi kas (kecil maupun bank). Tidak mungkin rekonsiliasi kas dilakukan oleh A/P accountant maupun A/R accountant. Supaya tidak melibatkan kasir, pekerjaan ini bisa dilakukan oleh chief accountant itu sendiri.
Tentu. Untuk kelancaran operasional sehari-hari, bagaimanapun juga, koordinasi antara kasir dan para akuntan (A/R, A/P, Fixed Asset, Tax dan Chief Accountant) tetap harus berjalan dengan baik. Bukan hanya dengan kasir, para akuntan juga harus membangun koordinasi dan partnership kerja yang baik dengan semua bagian di dalam perusahaan.
Itulah jawaban saya terhadap pertanyaan Mitha tentang: “Apakah kasir itu staf-nya chief accountant atau direktur?” Yang jelas semua staf termasuk chief accountant ya stafnya direktur. Hanya saja, direktur mestinya membangun alur sistim kerja yang sistematis bagi setiap bawahannya, termasuk yang di bagian akuntansi maupun keuangan, sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas di satu sisinya, dengan tetap bersinergi di sisi lainnya. Selamat berakhir pekan.
Lalu, “Apakah kasir itu staffnya chief accountant atau direktur?” Tanya Mitha via telepon, dengan nada setengah kesal dan putus asa.
Mitha (nama saya samarkan), salah satu mantan staf saya yang sekarang sudah menjadi chief accountant di salah trading company, bersungut-sungut lantaran sang kasir tidak menjalankan instruksinya.
Yang bikin Mitha putus asa, direktur perusahaan yang menurut Mitha “ada hati” sama sang kasir malah membela dengan mengatakan:
She (kasirnya) is my staff, not yours. She’s supposed to report to me as a director, not you.
Secara eksplisit direkturnya mengatakan kepada Mitha bahwa kasir bukan bawahannya chief accountant, tetapi bertanggungjawab langsung kepada direktur. Dan bagi Mitha itu tidak benar, tetapi dipaksakan karena “ada unsur asmara.”
“Mitha, kamu terlalu apriori, buru-buru mengkaitkan pekerjaan dengan urusan pribadi,” saya membuka obrolan ketika akhirnya kami bertemu (makan siang.) Hubungan saya (penulis) dan Mitha sudah seperti kakak-adik, mungkin karena saya cukup lama menjadi mentornya, meskipun sampai sekarang dia masih memanggil saya “Pak” atau “Babeh” dalam situasi informal.
“Nggak lah beh. Rumor direktur ada hubungan asmara dengan kasir itu sudah menjadi pergunjingan semua orang di tempat kerja saya,” Mitha menyanggah.
“Kalau mereka doyan gosip, apa kamu juga harus ikut-ikutan gosip? Level kamu, sebagai Chief Accountant, sudah bukan staf biasa, mestinya tidak ikut-ikutan seperti itu,” saya mengingatkan.
Mendapat teguran seperti itu, Mitha akhirnya menjelaskan bahwa kekesalannya bukan karena gosip hubungan asmara itu. Lebih tepatnya dia bingung lantaran:
- Di satu sisi, Mitha bisa mengerti bahwa dirinya tidak boleh mencampuri urusan penerimaan dan distribusi kas—karena rentan terhadap penyelewengan.
- Di sisi lainnya, pencatatan (penjurnalan) kas harian dijalankan oleh kasir. Bagimanapun juga akurasi dan ketepatwaktuan input kas ke dalam sistem akan mempengaruhi laporan keuangan secara keseluruhan. Akurasi dan ketepatwaktuan laporan keuangan—termasuk kas—adalah tanggungjawab Mitha sebagai chief accountant.
Kasus Mitha saya angkat menjadi tulisan karena saya pikir, mudah-mudahan ini bisa menjadi bahan belajar—terutama bagi kawan-kawan mungkin saja menjadi seorang kasir atau chief accountant, atau bahkan direktur di masa-masa yang akan datang. Kita tak pernaah tahu bukan?
Pertanyaannya: Diantara Mitha dan direkturnya, siapa yang benar?
Oke. Kita tak perlu mencari siapa yang benar atau salah. Pertanyaannya kita ubah menjadi:
Posisi kasir, bertanggungjawab langsung kepada chief accountant atau direktur perusahaan?
Bagi publik—termasuk manajemen dan pemilik perusahaan yang lebih banyak berasal dari latarbelakang dispilin ilmu non-keuangan, akuntansi dan keuangan adalah sama, bisa ditukarposisikan, dan bisa dicampuradukan.
Kerancuan pandangan publik terhadap akuntansi dan keuangan, jelas terlihat dari berbagai contoh kasus. Misalnya: Iklan lowongan yang berbunyi:
“Dicari Credit Analyst. Syarat: S1 Akuntansi”
Bayangkan, orang HRD yang nota benanya adalah orang manajemen, yang mestinya tahu persis job description masing-masing posisi/jabatan, masih bingung membedakan antara posisi akunatnsi (accounting) dengan keuangan (finance.) Untuk posisi credit analyst, yang dicari mestinya orang manajemen keuangan, bukan akuntansi.
“Orang manajemen mana ngerti analisa kredit” kata salah satu rekan HRD manager.
“Lalu, apa kamu pikir orang akuntansi tahu bahwa menyetujui kredit bagi calon debitur yang tidak punya rekening listrik, masih ngekost, tidak punya KTP dan KK, adalah berisiko tinggi? Apa kamu pikir orang akuntansi ngerti bila uang muka kredit dia atas 60% tidak profitable lagi?” saya balik bertanya.
Kalau orang manajemen yang konsentrasinya marketing, produksi atau sumber daya manusia, apalagi lulusan teknik sipil, ya iyalah tak akan bisa melakukan analisa kredit. Tapi kalau orang manajemen yang konsentrasinya keuangan (alias manajemen keuangan) ya pasti ngertilah.
Bukan salah mereka juga. Ketika ditanya “kerja di bagian apa?” misalnya, untuk alasan penyederhanaan lalu kita menjawab “bagian keuangan,” padahal posisi sesungguhnya adalah bookkeeper atau accounts payable, atau accounts receivable.
Sampai pada batas tertentu, perbedaan antara akuntansi dan keuangan mungkin bukan sesuatu yang perlu dijadikan persoalan, apalagi hambatan. Tapi pada titik tertentu, kerancuan batas antara keuangan dengan akuntansi bisa mencitakan kondisi dilematis yang bahkan mungkin lebih besar dibandigkan kasusnya Mitha.
Jika dibuat dalam kalimat singkat: akuntansi (accounting) adalah alat pengukur (measurer), sedangkan keuangan (finance) adalah alat pengelola (manajer.)
Ref: Saya sudah pernah bahas secara singkat di tulisan ini
Sehingga, akuntansi—dalam konteks ini—adalah alat pengukur efektifitas kinerja pengelolaan keuangan dan perusahaan secara keseluruhan.
KASIR, adalah staf pelaksana di bagian keuangan, BUKAN akuntansi. She isn’t supposed to do any accounting tasks. She isn’t accountant anyway, but a finance staff. Sehingga apa yang diakatakan oleh direkturnya Mitha, ada benarnya, bahwa: kasir tidak bertanggungjawa langsung kepada chief accountant. Tetapi juga tidak bertanggungjawab langsung kepada direktur.
Jika ada bagian keuangan, kasir mestinya bertanggungjawab kepada manajer keuangan. Manajer keuangan kemudian bertanggungjawab kepada Treasurer. Di ujung paling atas, treasurer bertanggung jawab kepada Chief Financial Officer (CFO) alias direktur keuangan.
Lalu, bagimana dengan tugas pencatatan (penjurnalan) kas ke dalam buku perusahaan? Apakah boleh dikerjakan oleh seorang kasir?
Idealnya tidak boleh. Kasir yang pegang uang, tidak boleh sekaligus menjalankan fungsi pencatatan (penjurnalan). Jika itu sampai terjadi, cepat atau lambat akan menjadi celah kelemahan sistim pengendalian kas yang paling rentan dibobol oleh tindak penyalahgunaan (penyelewengan).
Mestinya, sekalilagi dalam kondisi ideal, kasir hanya menjalankan fungsi pengumpulan dan pendistribusian kas semata, tak lebih dan tak kurang. Sedangkan pencatatan (input jurnal) dan pengelolaan data dilakukan oleh seorang cash accountant yang ada di bawah chief accountant seperti Mitha. Jika tidak ada ‘cash accountant’ maka pencatatan dilakukan oleh masing-masing accountant (jika A/R dilakukan oleh A/R accountant, atau jika A/P dilakukan oleh A/P accountant).
Untuk lebih konkretnya, saya buatkan contoh kasus:
Hari ini, Sabtu, adalah jadwal pembayaran kepada supplier. Katakanlah tidak ada cash accountant. Nah, A/P accountant menyerahkan daftar utang (A/P) jatuh tempo—dilengkapi dengan nota-nota—yang harus dibayar hari ini, kepada kasir.Dengan demikian, maka otomatis pekerjaan pencatatan kas juga terlaksana dengan lancar tanpa perlu mencampuradukan tugas kasir (finance staff) dengan accountant. Selanjutnya, tinggal chief accountant melakukan verifikasi (setiap menjelang hari kerja berakhir) antara voucher lunas dengan input payment (pelunasan) yang dilakukan oleh A/P accountant—tanpa perlu menganggu kasir.
Selanjutnya, kasir menyiapkan cek dan kas berdasarkan daftar tersebut, lalu membayarkannya kepada supplier. Selesai pembayaran, daftar A/P, voucher dan nota yang terbayar dikembalikan ke A/P accountant dengan stempel “LUNAS,” lengkap dengan tanda terima pembayaran dari supplier.
Dari nota dan voucher A/P yang telah distempel LUNAS (disertai dengan tanda terima pembayaran), A/P accountant memasukan jurnal:
[Debit]. Utang Dagang (A/P) = xxxx
[Kredit. Kas = xxxx
Prosedur serupa, juga bisa dilakukan untuk kas masuk. Hanya saja yang terlibat disini adalah A/R accountant.
Jika tidak ada cash accountant, sedikit permasalahan akan timbul saat menjelang penutupan buku, yaitu: pekerjaan rekonsiliasi kas (kecil maupun bank). Tidak mungkin rekonsiliasi kas dilakukan oleh A/P accountant maupun A/R accountant. Supaya tidak melibatkan kasir, pekerjaan ini bisa dilakukan oleh chief accountant itu sendiri.
Tentu. Untuk kelancaran operasional sehari-hari, bagaimanapun juga, koordinasi antara kasir dan para akuntan (A/R, A/P, Fixed Asset, Tax dan Chief Accountant) tetap harus berjalan dengan baik. Bukan hanya dengan kasir, para akuntan juga harus membangun koordinasi dan partnership kerja yang baik dengan semua bagian di dalam perusahaan.
Itulah jawaban saya terhadap pertanyaan Mitha tentang: “Apakah kasir itu staf-nya chief accountant atau direktur?” Yang jelas semua staf termasuk chief accountant ya stafnya direktur. Hanya saja, direktur mestinya membangun alur sistim kerja yang sistematis bagi setiap bawahannya, termasuk yang di bagian akuntansi maupun keuangan, sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas di satu sisinya, dengan tetap bersinergi di sisi lainnya. Selamat berakhir pekan.
About the Author
Administrator
Seorang Akuntan yang prihatin akan mahalnya biaya pendidikan dan bahan
ajar, khususnya terkait dengan bidang Akuntansi, Keuangan dan perpajakan
di Indonesia. Dengan segala keterbatasannya dia ingin memberi manfaat
bagi orang banyak di wilayah yang dikuasainya, yaitu: Akuntansi,
Keuangan dan Pajak.
More articles by Administrator »
Seharusnya bila belum terbentuk Manager keuangan maka kasir tetap berada di bawah Chief atau Manager Accounting...di banyak perusahan chief acc atau Manager Accounting sekaligus merangkap sebagai Finance makanya ada loker di cari chief Finance & Accounting...mengenai kasir input transaksi jurnal tetap bisa dan di banyak perusahan memang kasir yang input transaksi kas masuk atau keluar hanya kasir tidak dapat menginput langsung dengan dua account tetapi di gunakan account RAB ( rekening antar bagian) jika penerimaan dari piutang maka salah satu bagian piutang akan menjurnal bila bayar hutang maka bagian hutang yang input account satunya...sedangkan. Bila penerimaan uang langsung ( tunai) atau setoran dari pihak lain maka lawannya di input oleh Staf Accounting ( Book Keeper) ....demikian praktik umum yang terjadi di perusahan...bukan hanya TEORI dalam sebuah Buku yang memang di buat seperti itu....
BalasHapusSeharusnya bila belum terbentuk Manager keuangan maka kasir tetap berada di bawah Chief atau Manager Accounting...di banyak perusahan chief acc atau Manager Accounting sekaligus merangkap sebagai Finance makanya ada loker di cari chief Finance & Accounting...mengenai kasir input transaksi jurnal tetap bisa dan di banyak perusahan memang kasir yang input transaksi kas masuk atau keluar hanya kasir tidak dapat menginput langsung dengan dua account tetapi di gunakan account RAB ( rekening antar bagian) jika penerimaan dari piutang maka salah satu bagian piutang akan menjurnal bila bayar hutang maka bagian hutang yang input account satunya...sedangkan. Bila penerimaan uang langsung ( tunai) atau setoran dari pihak lain maka lawannya di input oleh Staf Accounting ( Book Keeper) ....demikian praktik umum yang terjadi di perusahan...bukan hanya TEORI dalam sebuah Buku yang memang di buat seperti itu....
BalasHapus